Zarząd Polskiej Federacji Petanque informuje kluby zrzeszone w P.F.P., że w terminie do dnia 5 lutego 2010 r. należy nadsyłać propozycji organizacji turniejów w roku 2010 ( dotyczy imprez wymienionych w par. 1 pkt 1.2 Regulaminu Rozgrywek P.F.P., czyli: Pucharu Polski Singli, Pucharu Polski Dubletów, Pucharu Polski Tripletów, Pucharu Polski Par Mieszanych, rozgrywek ligowych oraz trzech turniejów eliminacyjnych do Mistrzostw Polski Tripletów. Pozostałe turnieje typu open będą podlegać wpisowi do kalendarza P.F.P., co oznaczać będzie objęcie ich patronatem federacji, pod warunkiem rozgrywania ich w myśl zasad w/w regulaminu.
Kalendarz umieszczony na stronie P.F.P. i opisany jako roboczy na rok 2010 jest jedynie orientacyjnym co do propozycji, jakie złożone będą przez kluby. Przy składaniu ofert należy uwzględnić daty: Mistrzostw Europy Kobiet i Juniorów w sierpniu, Mistrzostw Świata Tripletów we wrześniu oraz turnieje z cyklu CC ( Słowenia nie wyraziła chęci organizacji turnieju CC ).
Swoje propozycje proszę zgłaszać drogą elektroniczną na adres: wsliz_pfp@wp.pl, w tytule wpisując „kalendarz 2010 – nazwa klubu” oraz listownie na adres: Polska Federacja Petanque, ul. Habsburgów 14, 34-300 Żywiec (decydować będzie data stempla pocztowego).
Uprasza się, aby przesyłane oferty były opracowane wedle podanego w załączniku nr 1 klucza. Pozwoli to na podjęcie przez Zarząd decyzji, w wypadku propozycji dotyczących tych samych imprez. W przypadku złożenia przez klub kilku ofert na organizację różnych imprez i przyznania temu ośrodkowi jednej z nich, pierwszeństwo w rozpatrywaniu i przyznaniu organizacji kolejnych turniejów będą miały inne kluby.
Mistrz Polski seniorów, kobiet i juniorów ma pierwszeństwo w organizacji finału MP danej kategorii. Jeżeli uprawniony klub nie wyrazi chęci organizacji danej imprezy, ogłoszony będzie odrębny konkurs. Poszczególne kluby zobligowane są do pisemnego przedstawienia stanowiska w tej sprawie w terminie obowiązującym dla składania ofert organizacji turniejów do kalendarza 2010.
Kluby pragnące zorganizować turnieje typu open, wpisane do kalendarza, proszone są również o złożenie w terminie określonym w niniejszym komunikacie, stosownej oferty w postaci pisma zawierającego dane kontaktowe klubu, nazwę imprezy i jej datę, formę rozgrywek ( np. dublety ), osoby odpowiedzialne za organizację imprezy.
Pozyskanie powyższych informacji będzie Zarządowi przydatne przy konstruowaniu kalendarza imprez P.F.P na rok 2010.
Zakończenie prac nad kalendarzem planowane jest na 20 luty 2010 r. Ogłoszenie rezultatów tych prac odbędzie się w formie ogłoszenia na stronie internetowej P.F.P.
Załącznik nr 1:
a) nazwa i dokładny adres, adres e- mailowy, telefon kontaktowy klubu zgłaszającego chęć organizacji turnieju oraz dane osoby odpowiedzialnej za wykonanie i złożenie oferty oraz za jej realizację w przypadku wyboru oferty przez komisję regulaminową ( zarząd P.F.P.) – imię i nazwisko tej osoby oraz kontakt e-mailowy i telefoniczny;
b) lokalizacja turnieju ( dokładny adres ) wraz z opisem, ewentualnie zdjęciami ( szczególnie w przypadku miejsc nowych lub zmodernizowanych, w których nie były dotąd organizowane imprezy petanque),
c) sposób organizacji biura zawodów,
d) schemat miejsca gry wraz z zapleczem,
e) sposób oznakowania dojazdu do miejsca gry,
f) maksymalna ilość pełnowymiarowych boisk możliwych do wyznaczenia w proponowanej lokalizacji,
g) sposób oświetlenia boisk oraz ich liczbę,
h) sposób organizacji dostępu do toalet ( ilość, rodzaj, dostęp do wody),
i) sposób zorganizowania posiłków, napojów ( proponowane menu, rodzaj),
j) opis zaangażowanych mediów ( jakiego rodzaju, o jakim zasięgu itp.)
k) oznakowanie składu sędziowskiego ( podać sposób),
l) proponowana oprawa turnieju ( opis sposobu oznakowania miejsca gry, w tym elementów mających przybliżyć rodzaj imprezy widzom),
ł) propozycja noclegów dla uczestników ( sposób podania informacji, spektrum ofert ),
m) propozycje lokalizacji parkingu dla uczestników ( lokalizacja od miejsca gry, przybliżona ilość gwarantowanych miejsc),
n) rodzaj nagród ( opis, wartość ),
o) proponowany wyróżnik turnieju ( akcent mogący być miłą zachętą do udziału w turnieju).