Zarząd Polskiej Federacji Petanque informuje kluby zrzeszone w P.F.P., że w terminie do dnia 31 października 2011r. należy nadsyłać propozycje organizacji turniejów w roku 2012, z zachowaniem następujących terminów:

1.        Turnieje, o których mowa w § 1. Regulaminu Rozgrywek P.F.P.:

1)        trzy turnieje eliminacyjne Mistrzostw Polski Seniorów (I – 12.V., II – 02.VI., III – 14.VII.) oraz turniej finałowy Mistrzostw Polski Seniorów – 01-02.IX.;

2)        Mistrzostwa Polski Kobiet – 18-19.VIII;

3)        Młodzieżowe Mistrzostwa Polski – 04-05.VIII;

4)        Mistrzostwa Polski Juniorów – 04-05.VIII;

5)        Puchar Polski Tripletów – 28.IV.;

6)        Puchar Polski Dubletów – 08.IX.;

7)        Puchar Polski Tete-a-Tete – 26.V.;

8)        Puchar Polski Par Mieszanych – 07.VII.;

9)        rozgrywki ligowe – 23-24.VI.

2.        Turniej z cyklu CC (data turnieju CC Polska – 19.V.2012r.), z zastrzeżeniem, iż oferta skierowana jest do klubów zlokalizowanych w południowej części Polski.

3.        Turnieje rankingowe (o których mowa w § 1. Regulaminu Rozgrywek P.F.P.) – które będą podlegać wpisowi do kalendarza P.F.P.

4.        Pozostałe turnieje typu open – wszystkie pozostałe turnieje petanque typu open, które będa podlegać wpisowi do kalendarza P.F.P.

Przy składaniu ofert należy uwzględnić również inne znane terminy: Mistrzostw Europy Kobiet oraz Mistrzostw Europy Juniorów (Belgia, Gent, 01-04.XI.2012r.),  Mistrzostw Świata Mężczyzn (Francja, Marsylia, 04-07.X.2012r.) oraz turniejów z cyklu CC (CC Austria – data nieznana., CC Polska – 19.V.2012r., CC Czechy – 30.VI.2012r., CC Słowacja – data nieznana., CC Węgry – data nieznana, CC Słowenia – data nieznana). Zarząd P.F.P. zastrzega możliwość negocjacji terminów turniejów z oferentami, m.in. w przypadku, gdyby daty te pokrywały się z nowo ustalonymi przez organizatorów terminami turniejów CC.

Swoje propozycje prosimy zgłaszać listownie (list polecony) na adres: Polska Federacja Petanque, ul. Habsburgów 14, 34-300 Żywiec (decydować będzie data stempla pocztowego) oraz drogą elektroniczną na adres: piotr.koland@gmail.com w tytule wpisując „kalendarz 2012 – nazwa klubu” (prosimy, by oferta przekazana drogą elektroniczną została przesłana najpóźniej w tym samym dniu co pocztą, co będzie stanowić wstępne potwierdzenie wysłania oferty). Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane oraz opieczętowane pieczątką klubu i parafowane przez osobę odpowiedzialną za ofertę.

Prosimy, aby przesyłane oferty były opracowane według następującego klucza:

• podanego wzałączniku nr 1 – dotyczy imprez wymienionych wpkt. 1,
• podanego wzałączniku nr 2 – dotyczy turnieju CC Polska (pkt. 2),
• pismo zawierające dane kontaktowe klubu, nazwę imprezy ijej datę, formę rozgrywek (np. dublety) oraz osoby odpowiedzialne za organizację imprezy – dotyczy turniejów rankingowych (pkt. 3).
• pismo zawierające dane kontaktowe klubu, nazwę imprezy i jej datę, formę (np. triplety) i sposób prowadzenia rozgrywek oraz osoby odpowiedzialne za organizację imprezy – dotyczy turniejów typu open (pkt. 4).

W przypadku złożenia przez klub kilku ofert na organizację różnych imprez i przyznania temu ośrodkowi jednej z nich, pierwszeństwo w rozpatrywaniu i przyznaniu organizacji kolejnych turniejów będą miały inne kluby.

Jedna oferta powinna dotyczyć wyłącznie jednej imprezy. Oferty zawierające jednocześnie możliwość zorganizowania kilku imprez nie będą rozpatrywane. 

Rozstrzygnięcie konkursu przez Zarząd P.F.P. nastąpi do dnia 30 listopada 2011r. w formie ogłoszenia na stronie internetowej P.F.P.

Załącznik nr 1

do konkursu ofert na organizację turniejów w roku 2012 (klucz):

1)      nazwa i dokładny adres, adres e-mail, telefon kontaktowy klubu zgłaszającego chęć organizacji turnieju oraz dane osoby odpowiedzialnej za wykonanie i złożenie oferty oraz za jej realizację w przypadku wyboru oferty przez komisję konkursową (Zarząd P.F.P.) – imię i nazwisko tej osoby oraz kontakt e-mail i telefoniczny;

2)      rodzaj rozgrywek, których dotyczy oferta (np. Mistrzostwa Polski Kobiet);

3)      lokalizacja turnieju (dokładny adres) wraz z opisem, ewentualnie zdjęciami (szczególnie w przypadku miejsc nowych lub zmodernizowanych, w których nie były dotąd organizowane imprezy petanque);

4)      sposób organizacji biura zawodów;

5)      schemat miejsca gry wraz z zapleczem;

6)      sposób oznakowania dojazdu do miejsca gry;

7)      maksymalna ilość pełnowymiarowych boisk możliwych do wyznaczenia w proponowanej lokalizacji;

8)      sposób oświetlenia boisk oraz ich liczbę;

9)      sposób organizacji dostępu do toalet (ilość, rodzaj, dostęp do wody);

10)  sposób zorganizowania posiłków, napojów (proponowane menu, rodzaj);

11)  opis zaangażowanych mediów (jakiego rodzaju, o jakim zasięgu itp.);

12)  oznakowanie składu sędziowskiego (podać sposób);

13)  oprawa turnieju (m.in. w przypadku turniejów rangi Mistrzostw Polski prezentacja flagi i hymnu Polski; elementy mające przybliżyć rodzaj imprezy widzom);

14)  propozycja noclegów dla uczestników (sposób podania informacji, spektrum ofert);

15)  propozycje lokalizacji parkingu dla uczestników (lokalizacja od miejsca gry, przybliżona ilość gwarantowanych miejsc);

16)  rodzaj nagród (opis, wartość);

17)  proponowany wyróżnik turnieju (akcent mogący być miłą zachętą do udziału w turnieju). 

Załącznik nr 2

do konkursu ofert na organizację turnieju CC Polska 2012 (klucz):

1)      nazwa i dokładny adres, adres e-mail, telefon kontaktowy klubu zgłaszającego chęć organizacji turnieju w ramach cyklu CC oraz dane osoby odpowiedzialnej za wykonanie i złożenie oferty oraz za jej realizację w przypadku wyboru oferty przez komisję konkursową (Zarząd P.F.P.) – imię i nazwisko tej osoby oraz kontakt e-mail i telefoniczny;

2)      lokalizacja turnieju (dokładny adres) wraz ze zdjęciami lub schematem;

3)      sposób organizacji biura zawodów;

4)      schemat miejsca gry wraz z zapleczem;

5)      sposób oznakowania dojazdu do miejsca gry;

6)      maksymalna ilość pełnowymiarowych boisk możliwych do wyznaczenia w proponowanej lokalizacji;

7)      sposób oświetlenia boisk oraz ich liczbę;

8)      sposób organizacji dostępu do toalet (ilość, rodzaj, dostęp do wody);

9)      sposób zorganizowania posiłków, napojów (proponowane menu, rodzaj);

10)  opis zaangażowanych mediów (jakiego rodzaju, o jakim zasięgu itp.);

11)  oznakowanie składu sędziowskiego (podać sposób);

12)  zobowiązanie organizatora do ogłaszania podczas turnieju istotnych dla uczestników informacji także w języku angielskim;

13)  proponowana oprawa turnieju (m.in. opis sposobu oznakowania miejsca gry, w tym elementów mających przybliżyć rodzaj imprezy widzom);

14)  propozycja afisza imprezy w wersji elektronicznej lub rysunkowej (także w języku angielskim, z obowiązkowym załącznikiem – planem miasta z opisem dojazdu);

15)  propozycja noclegów dla uczestników (sposób podania informacji, spektrum ofert );

16)  propozycje lokalizacji parkingu dla uczestników (lokalizacja od miejsca gry, przybliżona ilość gwarantowanych miejsc);

17)  rodzaj nagród (opis, wartość);

18)  proponowany wyróżnik turnieju (akcent mogący być miłą zachętą do udziału w turnieju, np. drobiazg kojarzący się z miejscem organizacji).