Zarząd Polskiej Federacji Petanque informuje kluby zrzeszone w P.F.P., że w terminie do dnia 12 stycznia 2011r. można nadsyłać propozycje organizacji następujących turniejów w roku 2011:
1) Młodzieżowe Mistrzostwa Polski,
2) turniej weteranów.
Konkurs na organizację Młodzieżowych Mistrzostw Polski zostaje ogłoszony ponieważ kluby, z których wywodzą się mistrzowie Polski w tej kategorii, nie wyraziły chęci organizacji tej imprezy.
Turniej weteranów wyłoni reprezentację na Międzynarodowy (Europejski) turniej weteranów (+55 lat). W związku z nieznaną jeszcze datą rozgrywek na zewnątrz, sugerujemy możliwie wczesną w sezonie datę.
Przy składaniu ofert należy uwzględnić znane terminy: Mistrzostw Świata Kobiet (Wietnam, listopad 2011r.), Mistrzostw Świata Juniorów (aktualnie nie jest znany), Mistrzostw Europy Mężczyzn (Szwecja, Göteborg, 18-21.08.2011r.) oraz turniejów z cyklu CC (CC Austria – 01.05.2011r., CC Polska – 21.05.2011r., CC Czechy – 25.06.2011r., CC Słowacja – 27.08.2011r., Słowenia nie wyraziła chęci organizacji turnieju CC). Zarząd P.F.P. zastrzega sobie możliwość negocjacji terminów turniejów z oferentami w przypadku, gdyby daty te pokrywały się z nowo ustalonymi przez organizatorów terminami turniejów rangi mistrzostw Europy i Świata oraz cyklu CC.
Swoje propozycje prosimy zgłaszać listownie (list polecony) na adres: Polska Federacja Petanque, ul. Habsburgów 14, 34-300 Żywiec (decydować będzie data stempla pocztowego) oraz drogą elektroniczną na adres: lukaszkudla@onet.eu, w tytule wpisując „kalendarz 2011 – nazwa klubu„. Prosimy, by oferta została przekazana drogą elektroniczną w tym samym dniu, co pocztą, co będzie stanowić wstępne potwierdzenie wysłania oferty. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane oraz opieczętowane pieczątką klubu i parafowane przez osobę odpowiedzialną za ofertę.
Prosimy, aby przesyłane oferty były opracowane według klucza podanego w załączniku nr 1.
W przypadku złożenia przez klub kilku ofert na organizację różnych imprez i przyznania temu ośrodkowi jednej z nich, pierwszeństwo w rozpatrywaniu i przyznaniu organizacji kolejnych turniejów będą miały inne kluby.
Jedna oferta powinna dotyczyć wyłącznie jednej imprezy.
Rozstrzygnięcie konkursu przez Zarząd P.F.P. nastąpi do dnia 31 stycznia 2011r. w formie ogłoszenia na stronie internetowej P.F.P. W razie konieczności uzyskania dodatkowych informacji lub złożenia wyjaśnień przez oferenta, Zarząd zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu rozstrzygnięcia konkursu. O zmianie terminu rozstrzygnięcia Zarząd powiadomi oferentów poprzez ogłoszenie na stronie P.F.P.
Załącznik nr 1
do konkursu ofert na organizację turniejów w roku 2011 (klucz):
a) nazwa idokładny adres, adres e-mailowy, telefon kontaktowy klubu zgłaszającego chęć organizacji turnieju oraz dane osoby odpowiedzialnej za wykonanie izłożenie oferty oraz za jej realizację wprzypadku wyboru oferty przez komisję konkursową (Zarząd P.F.P.) – imię inazwisko tej osoby oraz kontakt e-mailowy itelefoniczny;
b) rodzaj rozgrywek, których dotyczy oferta (np. Puchar Polski Par Mieszanych),
c) lokalizacja turnieju (dokładny adres) wraz zopisem, ewentualnie zdjęciami (szczególnie wprzypadku miejsc nowych lub zmodernizowanych, wktórych nie były dotąd organizowane imprezy petanque),
d) sposób organizacji biura zawodów,
e) schemat miejsca gry wraz zzapleczem,
f) sposób oznakowania dojazdu do miejsca gry,
g) maksymalna ilość pełnowymiarowych boisk możliwych do wyznaczenia wproponowanej lokalizacji,
h) sposób oświetlenia boisk oraz ich liczbę,
i) sposób organizacji dostępu do toalet (ilość, rodzaj, dostęp do wody),
j) sposób zorganizowania posiłków, napojów (proponowane menu, rodzaj),
k) opis zaangażowanych mediów (jakiego rodzaju, ojakim zasięgu itp.),
l) oznakowanie składu sędziowskiego (podać sposób),
m) proponowana oprawa turnieju (opis sposobu oznakowania miejsca gry, wtym elementów mających przybliżyć rodzaj imprezy widzom),
n) propozycja noclegów dla uczestników (sposób podania informacji, spektrum ofert),
o) propozycje lokalizacji parkingu dla uczestników (lokalizacja od miejsca gry, przybliżona ilość gwarantowanych miejsc),
p) rodzaj nagród (opis, wartość),
q) proponowany wyróżnik turnieju (akcent mogący być miłą zachętą do udziału w turnieju).