KONKURS NA OFERTĘ ZORGANIZOWANIA TURNIEJU
Z CYKLU CC – EDYCJA 2009
-
Podmioty uprawnione:
Oferty mogą być składane przez kluby będące członkami Polskiej Federacji Petanque. Kluby wyznaczają osobę odpowiedzialną za wykonanie i złożenie oferty oraz za jej realizację. Z osobą tą komisja regulaminowa będzie się kontaktować we wszelkich sprawach dotyczących niniejszego konkursu.
-
Termin składania oferty:
nieprzekraczalny do 15 września 2008 roku
-
Forma składania oferty:
Listownie na adres korespondencyjnyP.F.P.: 34-300 Żywiec, ul. Habsburgów 14 ( decydować będzie data stempla pocztowego). Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane oraz opieczętowane pieczątką klubu i oparafowane sygnaturą osoby odpowiedzialnej za ofertę.
-
Zawartość oferty:
Oferta winna zawierać w następującym porządku ( wg arkusza będącego załącznikiem nr 1) następujące informacje:
a) nazwę oraz dokładny adres, adres mailowy, telefon kontaktowy klubu zgłaszającego chęć organizacji turnieju w ramach cyklu CC oraz dane osoby odpowiedzialnej za wykonanie i złożenie oferty oraz za jej wykonanie. Należy podać imię i nazwisko tej osoby oraz kontakt e-mailowy i telefoniczny.
b) lokalizację turnieju ( dokładny adres ) wraz ze zdjęciami,
c) sposób organizacji biura zawodów,
d) schemat miejsca gry wraz z zapleczem,
e) sposób oznakowania dojazdu do miejsca gry,
f) maksymalną ilość pełnowymiarowych boisk możliwych do wyznaczenia w proponowanej lokalizacji,
g) sposób oświetlenia boisk oraz ich liczbę,
h) sposób organizacji dostępu do toalet ( ilość, rodzaj, dostęp do wody),
i) sposób zorganizowania posiłków, napojów ( proponowane menu, rodzaj),
j) opis zaangażowanych mediów ( jakiego rodzaju, o jakim zasięgu itp.)
k) oznakowanie składu sędziowskiego ( podać sposób),
l) zobowiązanie organizatora do ogłaszania istotnych dla uczestników informacji także w języku angielskim,
ł) proponowana oprawa turnieju ( opis sposobu oznakowania miejsca gry, w tym elementów mających przybliżyć rodzaj imprezy widzom),
m) propozycję afisza imprezy w wersji elektronicznej lub rysunkowej ( także w języku angielskim, z obowiązkowym załącznikem – planem miasta z opisem dojazdu),
n) propozycję noclegów dla uczestników ( sposób pdania informacji, spektrum ofert ),
o) propozycje lokalizacji parkingu dla uczestników ( lokalizacja od miejsca gry, przybliżona ilość gwarantowanych miejsc),
p) rodzaj nagród ( opis, wartość ),
r) proponowany wyróżnik turnieju ( akcent mogący być miłą zachętą do udziału w turnieju).
-
Rozstrzygnięcie konkursu przez zarząd P.F.P.
nastąpi w ciągu miesiąca od upływu terminu do złożenia ofert, czyli do 15 października 2008 r. W razie konieczności uzyskania dodatkowych informacji lub złożenia wyjaśnień przez oferenta, zarząd zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu rozstrzygnięcia konkursu. O zmianie terminu rozstrzygnięcia zarząd powiadomi oferentów poprzez ogłoszenie na stronie P.F.P. ( www.petanque.pl).
UWAGA!
Załącznik nr 1 do konkursu ofert na organizację turnieju CC 2009